Niszczenie dokumentów z danymi osobowymi to integralna część procesu przetwarzania danych osobowych. Dlatego powinno odbywać się ono zgodnie z RODO. Inaczej nie tylko nie zapewni utylizowanym informacjom należytej ochrony, ale również może skutkować karą m.in. grzywny za nieodpowiednie postępowanie z danymi osobowymi. Jak więc niszczyć dokumenty według RODO?
Niszczenie dokumentów a RODO – jakie kary grożą za złamanie przepisów?
Zgodnie z prawem, za przetwarzanie danych osobowych uznaje się każdą operację na danych osobowych. Przepisom RODO podlega zatem nie tylko ich zbieranie, przeglądanie czy też modyfikowanie, ale również usuwanie i niszczenie. Jeśli w trakcie tych czynności dojdzie do naruszenia podstawowych zasad związanych z przetwarzania danych, takich jak rzetelność, przejrzystość czy też zgodność z prawem, ich administrator może zostać pociągnięty do odpowiedzialności.
Za najdotkliwszą sankcję uznaje się administracyjną karę pieniężną, która może wynieść nawet 20 000 000 euro, a w przypadku przedsiębiorstwa – aż 4 proc. jego całkowitego rocznego światowego obrotu. To jednak ostateczność. Zazwyczaj jest ona nakładana, gdy inne środki naprawcze, które organ nadzorczy ma w zanadrzu, takie jak upomnienie lub ograniczenie przetwarzania danych, nie zadziałają.
Co więcej, jeżeli osoba fizyczna przetwarza dane osobowe, pomimo że nie jest do tego uprawniona lub jeśli jest to niedopuszczalne, podlega karze ograniczenia wolności lub jej pozbawienia do lat dwóch. Dodatkowo każda osoba, która w wyniku naruszenia przepisów RODO, poniosła szkodę majątkową lub niemajątkową, ma prawo ubiegać się o odszkodowanie.
Jak niszczyć dokumenty z danymi osobowymi zgodnie z RODO?
Najlepszym sposobem na uniknięcie kar jest właściwe postępowanie z danymi osobowymi, zwłaszcza podczas niszczenia dokumentów. Procedura ta musi być realizowana w określonych warunkach. Inaczej nie tylko będzie niezgodna z prawem, ale również stworzy ryzyko wycieku informacji. Te zaś mogą zostać wykorzystane w procederze przestępczym.
Zgodnie z przepisami, zniszczenie dokumentów zawierających dane osobowe powinno polegać na ich fizycznym unicestwieniu, tak aby zarówno nośnik, jak i znajdujące się na nim informacje nie nadawały się do ponownego odtworzenia. Można to zrobić na dwa sposoby.
- Samodzielne niszczenie dokumentów z danymi osobowymi
Prawo nie zabrania samodzielnego zniszczenia dokumentów z danymi osobowymi. Żeby jednak odbyło się to zgodnie z RODO, warto w tym celu wykorzystać specjalną niszczarkę. Potnie ona papier na drobne fragmenty, uniemożliwiając odtworzenie dokumentów i odczytanie danych.
Jeśli chcesz na własną rękę zutylizować dokumenty, musisz odpowiednio dobrać niszczarkę. Nie każdy dostępny na rynku sprzęt zapewnia zgodny z RODO stopień utajnienia danych. Dlatego zanim zdecydujesz się na zakup urządzenia, sprawdź kategorię ochrony, którą zapewnia (od P-1 do P-7) według normy DIN 66399/32757.
Im wyższa cyfra, tym mniejsze ścinki produkuje niszczarka. Jeśli chcesz mieć pewność, że nikt nie odczyta danych osobowych, wybierz sprzęt zapewniający ochronę na poziomie minimum P-4. Jest on przeznaczony do niszczenia dokumentów szczególnie poufnych.
- Niszczenie dokumentów z danymi osobowymi przez profesjonalistów
Na rynku działają firmy, które specjalizują się w niszczeniu dokumentów. Wykorzystują one specjalistyczne niszczarki tnące papier na mikrościnki. To profesjonalne sprzęty, które są w stanie szybko uporać się nawet z największymi stertami dokumentów. Jeśli więc chcesz w krótkim terminie pozbyć się dużych ilości danych, profesjonaliści o wszystko zadbają.
Dokumenty zawierające dane osobowe muszą zostać zniszczone zgodnie z przepisami RODO. W przeciwnym razie mogą zostać odtworzone i odczytane przez osoby niepowołane. Jeśli nie chcesz ryzykować albo musisz zutylizować wiele dokumentów, zadanie to powierz profesjonalistom. Dzięki nim procedura fizycznego unicestwienia nośników i danych przebiegnie bez zarzutu.
