Biznes Lifestyle

Jak przechowywać dokumenty do zniszczenia

szafka-na-dokumenty-rodo

Nieaktualne, błędnie wydrukowane lub przeterminowane dokumenty zawierające dane osobowe i informacje tajne związane z działalnością firmy, organizacji czy instytucji wymagają specjalistycznego zniszczenia uniemożliwiającego odczytanie zawartych na nich informacji. Jednakże przed zniszczeniem często dokumenty magazynowane są w podmiotach i niszczone dopiero po pewnym czasie. Jak zatem gromadzić dokumentację do zniszczenia, aby mieć pełną gwarancję jej bezpieczeństwa? Odpowiedź znajdziesz w tym artykule. 

Gromadzenie dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia może być problematyczne zarówno pod względem ograniczenia dostępu do niej osobom postronnym, jak i stale zwiększającego się wolumenu. Wygospodarowanie odpowiednio dużej przestrzeni na nieaktualną dokumentację także może być trudne z powodów lokalowych i uciążliwe z powodu konieczności zabezpieczenia materiałów przed dostępem osób trzecich. Jest jednak kilka opcji, które pozwalają uporządkować gospodarkę zdezaktualizowanymi materiałami. Poznaj nasze propozycje!

Szafki na dokumenty

W biurze nie ma miejsca na nieestetyczne stosy zalegających zdezaktualizowanych papierów i nośników danych. Takie stosy papierów powodują spore zagrożenie dla firmy, biura czy organizacji, ponieważ umożliwiają przejęcie informacji przez osoby nieuprawnione. Co więcej, wprowadzają nieład i sprzyjają dezorganizacji. Rozwiązaniem na takie problemy są szafki na dokumenty do zniszczenia. Ten estetyczny mebel można postawić w każdym miejscu w gabinecie. Szafki wykonane są z płyty laminowanej w kolorze wybranym przez kupującego. Wyposażone są w kółka, dzięki temu można je wygodnie przemieszczać tam, gdzie najlepiej spełnią swoją funkcję. Szafki na dokumenty to meble zamykane na klucz, bez którego, po wrzuceniu, nie można odzyskać materiałów przeznaczonych do zniszczenia. Co więcej, szafki na dokumenty do zniszczenia powinny posiadać miejsce na plombę bezpieczeństwa. W ten sposób każda ingerencja w zamknięcie jest od razu zauważona. 

Niewielki wlot, który pozwala na wrzucenie kilkunastu kartek papieru, uniemożliwia ich wyjęcie bez otwarcia kluczem zamka. W efekcie taka szafka może być postawiona w miejscu ogólnie dostępnym i jednocześnie pełnić rolę bezpiecznego zasobnika, który następnie jest opróżniany przez firmę odpowiedzialną za bezpieczne niszczenie dokumentów.

Szafki na dokumenty są doskonałą alternatywą dla niszczarek, które z jednej strony wydają się niezbędne dla spełnienia warunku ochrony danych osobowych, z drugiej jednak strony zabierają dużą ilość czasu w procesie niszczenia. Dlatego też szafki na dokumenty zgodne z RODO pozwalają oszczędzić czas pracowników, którzy mogą skupić się na realizacji zleconych zadań bez konieczności tracenia czasu przy niszczarce. Zaletą szafek na dokumenty jest także możliwość systematycznego ich opróżniania przez firmy specjalizujące się w niszczeniu dokumentów. 

Pojemniki na dokumenty do zniszczenia

Tam, gdzie ilość dokumentacji do niszczenia jest bardzo duża, zalecamy wykorzystanie pojemników na dokumenty. Pojemniki zazwyczaj wyposażone są w otwór wlotowy i zamykane na klucz, przez co uniemożliwiają wtórne wydobycie materiałów osobom postronnym. Ich pojemność to ok 240l, dzięki czemu pomieszczą dużą ilość niepotrzebnej dokumentacji. Pojemniki takie mogą pełnić również rolę pojemników transportowych, co sprawia, że dokumenty do nich wrzucone są przewożone do niszczarni bez konieczności przepakowywania. 

Usługa niszczenia dokumentów 

Zazwyczaj usługa niszczenia dokumentacji dostępna jest w dwóch wersjach. Pierwsza realizowana jest na abonament. Zgodnie z podpisaną umową firma specjalizująca się w niszczeniu dokumentów systematycznie, w określonym terminie, odbiera od zleceniodawcy wszystkie zgromadzone materiały przeznaczone do zniszczenia. Okres pomiędzy kolejnymi odbiorami ustalany jest na podstawie potrzeb zleceniodawcy. Dokumenty odbierane są zazwyczaj z dedykowanych szafek lub pojemników i przewożone do niszczarni. 

Istnieje również możliwość jednorazowego korzystania z usługi. Organizacje, instytucje czy firmy decydują się na taką usługę zazwyczaj 1 raz do roku. Sprawdza się ona doskonale w sytuacji, gdy firma nie generuje dużej liczby dokumentów zawierających informacje tajne czy dane osobowe lub gdy zleceniodawca ma odpowiednie miejsce do gromadzenia takich dokumentów. Jednorazowa usługa niszczenia dokumentów będzie idealna także w przypadku likwidacji lub czyszczenia archiwum.

źródło: niszczeniedokumentow.eu – niszczenie dokumentów Warszawa

Może Cię zainteresować